Privacy- & Cookiebeleid
SENT Marketing respecteert de privacy van haar klanten en de bezoekers van haar website. Wij dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. In deze verklaring lees je hoe wij jouw gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen.
1. Contactgegevens
Sent Marketing VOF
Website: www.sentmarketing.nl
E-mail: [email protected]
KVK-nummer: 99936291
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via een contactformulier of bij het aangaan van een samenwerking). Het gaat om:
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam
- E-mailadres en telefoonnummer
- Factuur- en adresgegevens
- Gegevens over jouw activiteiten op onze website (via cookies)
3. Doelen en grondslagen
Sent Marketing verwerkt jouw gegevens alleen voor deze doelen, elk met een wettelijke grondslag (artikel 6 AVG):
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Contact opnemen naar aanleiding van je vraag of offerteaanvraag (contactformulier, e-mail, telefoon, WhatsApp) | Voorbereiden van een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden |
| De gratis SEO-scan: je website analyseren, je de uitslag mailen en hooguit één keer contact opnemen om die toe te lichten | Ons gerechtvaardigd belang, en het voorbereiden van een overeenkomst |
| De gratis website-preview: een concept van een nieuwe homepage maken op basis van je website, je de link mailen, zien of je die link opent en hooguit één keer contact opnemen om het concept toe te lichten | Ons gerechtvaardigd belang, en het voorbereiden van een overeenkomst |
| Praktische tips per mail (alleen als je dat bij de SEO-scan of de website-preview aanvinkt) | Jouw toestemming; afmelden kan in elke mail |
| Een websitevoorbeeld voor een bedrijf dat we persoonlijk benaderen: we maken een voorbeeld van een nieuwe homepage op basis van de openbare website van dat bedrijf, mailen het één keer en zien of het voorbeeld is bekeken | Ons gerechtvaardigd belang (zakelijke acquisitie); afmelden kan altijd, dan benaderen we je niet opnieuw |
| Feedback van klanten op hun (test)website via onze feedbackknop verwerken | Uitvoering van de overeenkomst |
| Uitvoeren van onze marketing- en automatiseringsdiensten | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en administratie | Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| Websitestatistieken (Google Analytics) | Jouw toestemming via de cookiemelding |
| Meten en afstemmen van advertenties (bijvoorbeeld Google Ads) | Jouw toestemming via de cookiemelding |
| Beveiliging van de website en het tegenhouden van spam | Ons gerechtvaardigd belang |
4. Bewaartermijn
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verzamelen:
- Contactaanvragen, SEO-scans en website-previews die niet tot een samenwerking leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact. Wil je SEO-tips ontvangen, dan bewaren we je e-mailadres tot je je afmeldt.
- Websitevoorbeelden en website-previews: 60 dagen; daarna is het voorbeeld niet meer te bekijken en wordt het verwijderd. Wie aangeeft geen bericht meer te willen, zetten we op een lijst zodat we hem niet opnieuw benaderen.
- Klantgegevens: zolang de samenwerking loopt, en daarna zolang nodig voor de administratie.
- Facturen en administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaartermijn).
- Statistieken in Google Analytics: maximaal 14 maanden, daarna worden ze automatisch verwijderd.
- Je cookiekeuze: 12 maanden in je eigen browser; daarna vragen we het opnieuw.
5. Met wie we gegevens delen
Sent Marketing verkoopt jouw gegevens niet aan derden. We delen gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om onze diensten te leveren, of als de wet dat verplicht. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, hebben we een verwerkersovereenkomst of gelden hun standaard verwerkersvoorwaarden. Ook delen we geen bedrijfsgevoelige informatie met externe partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst (bijvoorbeeld het koppelen van advertentie-accounts).
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Cloudflare | Hosting van de website, beveiliging en spamcontrole van het contactformulier (Turnstile) |
| Make (Celonis) | Doorsturen van het contactformulier, de SEO-scan en meldingen naar onze mailbox en het versturen van de bevestiging (servers in de EU) |
| Anthropic | Het herschrijven van de teksten van een websitevoorbeeld met AI (Claude), op basis van de openbare teksten van de website |
| GitHub (Microsoft) | Het beheren van feedback van klanten op hun website als taken |
| Google (Workspace/Gmail) | Onze e-mail |
| Google (Analytics, Tag Manager, Ads) | Statistieken en advertentiemeting, alleen met jouw toestemming |
| WhatsApp (Meta) | Als je ons via WhatsApp benadert; dat gesprek valt onder de voorwaarden van WhatsApp |
| Ons boekhoudpakket | Facturatie en administratie |
Contactformulier. Als je ons contactformulier invult, gaan je gegevens via onze website (Cloudflare) naar Make, dat het bericht naar ons e-mailadres stuurt en jou een bevestiging mailt. Cloudflare Turnstile controleert of je geen spambot bent; deze controle plaatst geen cookies voor advertentiedoeleinden.
SEO-scan. Als je de gratis SEO-scan gebruikt, haalt onze website (bij Cloudflare) de pagina op die je invult en controleert die. De uitslag, je e-mailadres en de website gaan via Make naar onze mailbox, en Make mailt jou de uitslag. Het PDF-rapport wordt in je eigen browser gemaakt; daar bewaren we geen kopie van.
Website-preview. Als je de gratis website-preview gebruikt, haalt onze website (bij Cloudflare) de openbare homepage op die je invult en maakt daar een concept van, met teksten die met AI van Anthropic worden herschreven (zie hieronder). Het concept bewaren we 60 dagen bij Cloudflare achter een persoonlijke link die niet in zoekmachines verschijnt. Je e-mailadres, de website en de link gaan via Make naar onze mailbox, en Make mailt jou de link. Open je die link, dan krijgen wij daar één keer een melding van.
Websitevoorbeeld. Maken we een voorbeeld van een nieuwe homepage voor jouw bedrijf, dan haalt onze website (bij Cloudflare) de openbare homepage op: logo, kleuren, foto’s, teksten en de contactgegevens die erop staan. De teksten worden met AI van Anthropic herschreven; Anthropic gebruikt deze gegevens volgens zijn zakelijke voorwaarden niet om zijn modellen te trainen. Het voorbeeld staat 60 dagen achter een persoonlijke link die niet in zoekmachines verschijnt. Open je die link, dan krijgen wij daar één keer een melding van.
Buiten de Europese Unie. Sommige van deze partijen (Google, Cloudflare, Meta, Anthropic en GitHub) zijn Amerikaanse bedrijven. Gegevens kunnen daardoor ook buiten de EU verwerkt worden. Google, Cloudflare, Meta en GitHub (Microsoft) zijn aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework. Daarnaast, en voor Anthropic, gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie uit hun verwerkersvoorwaarden. Zo is je privacy ook dan passend beschermd.
6. Cookies
Bij je eerste bezoek vragen we via een cookiemelding welke cookies je toestaat. Je kunt je keuze altijd aanpassen of intrekken via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. We onderscheiden drie soorten:
| Soort | Wat | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Noodzakelijk (altijd aan) | Je cookiekeuze (sent-consent, opgeslagen in je browser) en de spamcontrole van het contactformulier (Cloudflare Turnstile) |
12 maanden; Turnstile alleen tijdens je bezoek |
| Statistieken (alleen met toestemming) | Google Analytics, via Google Tag Manager (_ga, _ga_*): welke pagina’s bekeken worden en hoeveel aanvragen er binnenkomen. We gebruiken dit alleen om de site te verbeteren. |
Maximaal 2 jaar |
| Marketing (alleen met toestemming) | Het resultaat van advertenties meten en ze beter afstemmen (bijvoorbeeld Google Ads, _gcl_*) |
Maximaal 90 dagen |
Zonder toestemming plaatsen we geen analytische of marketingcookies en laden we Google Tag Manager en Google Analytics helemaal niet: er gaat dan niets naar Google. Trek je je toestemming in, dan verwijderen we de bestaande cookies van Google Analytics en Google Ads uit je browser.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
- je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de verwerking daarvoor onrechtmatig maakt.
Stuur je verzoek naar [email protected]. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je te identificeren.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Beveiliging
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan. Onze website gebruikt een versleutelde verbinding (HTTPS), beveiligingsheaders en spamcontrole. Alleen wie je gegevens nodig heeft voor de genoemde doelen, heeft er toegang toe.
9. Wijzigingen
Sent Marketing kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst gaan gebruiken. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen laten we dat op de website weten.
